連鎖汽修廠如何進行連鎖管理信息系統規劃？

www.guilinhy.com 來源：互聯網作者：huqiuping 類別：汽車構造維修時間：2008-07-10

企業經營者如何來推進企業連鎖多店(集團)信息化戰略?
千江科技   2008-04-19 17:04:25 作者:hqp 來源: 文字大小:[大][中][小]
   眾多企業經營者在考慮實施新的連鎖多店(集團化)信息化戰略的時候,往往因為缺乏一定的知識基礎或者人才基礎,對于公司實施連鎖信息化管理步驟顯得比較陌生甚至毫無頭緒.如果選擇的了項目實施水平比較薄弱的公司作為項目實施方,被沒有項目領導能力的公司牽著走,項目實施過程對于企業方來說很可能變成一場苦難(即使是很好的軟件產品).相反,如果選擇了好的實施方或者自己企業有好的項目實施管理者(至少應該具備該方面的基礎知識和管理方法),這樣的風險就小了很多;企業信息化戰略的項目選型和實施過程中,我們的企業經營者除了充分授權之外,還應該知道些什么?為此,我們專門組織下述內容,為我們的連鎖企業的經營者的信息化規劃提供腳踏實地的指導.

一．信息化項目立項:

主動立項:根據本公司的中期(不提倡6年以上計劃)發展計劃,提前做好公司信息化規劃方案(值得倡導,打有準備的戰斗).

被動立項:原來的信息系統無法滿足目前的業務運作(或者如果不變革已經到了要付出更多代價的時候),沒有辦法需要考慮新系統立項(這種情況在目前中國汽車行業中還占較大比重);

盲目立項:本身無明確計劃,因為不明確自己到底需要什么.只有一個很粗略的想法,或者看到做得比較好的同行的做法,進行簡單模仿;(隨著很多企業管理者對信息系統的認知過程,盲目立項的現象正逐步減少)

二．立項選型的幾個原則:

1.        適應性原則:

與公司的發展以及未來幾年的發展階段相適應;與公司的管理流程相適應與公司現有人員對系統的適應能力(當然也可以考慮是否能夠通過更換人員).

2.        經濟性原則:

重點考慮兩個方面考慮公司的經濟承受能力,管理規范帶來的效益與業務高效之間的效率的對比,如果系統帶來的規范流程與業務高效帶來的效率沖突,則需要比較兩者之間的經濟性,不能一味地追求規范而損失高效率,否則可能得不償失;需要權衡兩者之間的關系.當然也需要與公司的中期計劃相適應.因此我們建議,如果兩者之間發生比較嚴重的沖突和分歧的時候,也可以考慮分步驟來實現;

3.        可控性原則:

成本預算可控,上線周期可控,絕對不要變成一個幾乎不能完成的任務

4.        中期性原則:

較長時間內的規劃(3-5年),建議不用規劃更長時間了,信息系統的發展速度絕對超乎我們的想象.現在去規劃太長時間的功能層次已經顯得很不合時宜(有時甚至會覺得很可笑).

5.        成熟性原則:

有成熟的軟件,盡量采用市場上現有的成熟的軟件;定制軟件帶來的風險是我們的企業管理者很難估計的(因為我們沒有很好的風險控制能力和經驗),如果實在是沒有成熟的軟件,我們需要選擇比較接近本公司需求的供應商產品,同時需要考慮軟件開發供應商的開發能力(注意:并不是人越多的公司的開發效率就越高,關鍵看軟件開發商針對本行業軟件的開發經驗.在成熟軟件的基礎上進行二次開發的工作量其實往往不如您想象當中大).

6.        專業性原則:

有本行業的專業軟件的情況下一般不建議采用通用行業軟件(因為專業性行業軟件通常會在本行業當中做得很深入,對本行業的管理特征非常清楚,而大部分的通用性軟件則經常會碰到很難解決行業特性的管理問題);

三．選擇本公司信息化合作伙伴（主要分為以下幾個步驟）:

1.需求規劃:

堅決杜絕大而全的規劃。

2.軟件評估:

視情況尋找本行業軟件有較高代表性的3-5家供應商進行軟件評估(填寫評估對比分析表),開始之前就要注意經濟性原則,嚴重超過本公司預算的公司不需要參與進來(或者只是拿來作為參考或者說是一種談判策略的需要).

3. 篩選階段:

篩選出2-3家軟件公司進行洽談.主要是:需求的滿足度,軟件的成熟度,需要開發軟件功能部分所需時間(大致看得出來該公司的開發效率),以及價格水平.

4.確定軟件開發商:

根據本公司的需求進行深入的溝通和探討.商討合同細節.(在本環節過程當中,無關緊要的需求可以暫不修改.甚至某些比較重要的需求也可以放在軟件上線2-3個月后再進行(因為這個時候才更清楚這個軟件的流程與本公司規劃的業務流程的實際磨合度).

5.軟件實施前的準備階段:

業務流程的梳理,軟硬件設施的配套準備,基礎資料的規范整理,項目小組人員的前期溝通確定。

四．進入項目實施階段：

1.        項目確立和啟動會議:

領導參與并高度重視,要求公司上下各部門全方位配合;重點提高大家的積極主動性,另外行政手段輔助.發布信息化項目開展的目標和實施步驟,嚴格的時間計劃,各個部門的配合(內容要明確—內容要列表明示) 要求;正式成立信息化項目小組(由IT部門負責人任組長,各個重要部門至少一人參與到信息化小組,項目實施期間受組長的直接領導和指派)---項目啟動會議上的工作任務書(需要發布到每一個部門的領導以及該部門的信息化小組負責人).

2.        溝通討論階段:

業務流程的上線前的再次確定(以往的業務流程—所選擇的現有軟件的業務流程—軟件供應商和軟件使用方溝通后確定的業務流程),業務流程確定伴隨著員工崗位職責和權限的確定;

基礎數據資料的規范化如何處理.---并通知操作用戶提前整理有關數據,形成規范的資料庫。

系統參數的確認:一些比較重要的參數,可能與企業的管理和核算模式方面密切相關(例如:成本管理模式是選擇移動平均還是先進先出?還是后進先出等);

3.安裝配置階段:

(1)操作系統的安裝,防火墻殺毒軟件等的安裝,其他必要的硬件安裝配置(例如移動硬盤,磁帶機等)

(2)信息系統的安裝;

(3)安裝完成后的一鍵恢復備份(經過此步驟后,信息系統如果出什么特殊問題(例如中毒等),可以快速恢復到正常系統狀態,不至于嚴重影響日常業務;

(4)業務帳套的設置(包括練習帳套的設置),系統參數設定(流程固化);

(5)基礎設置,打印機的配置和表單輸出測試和調整,規范后的資料的導入(往往是靜態數據的導入);

4.培訓考核階段:

(1)信息系統的學習培訓:總體業務流程培訓,部門的單據流程銜接,按崗位培訓(培訓內容要列表明示);

(2)崗位操作強化練習(實戰模擬),可以結合培訓錄像反復學習;

(3)效果考核;

(4)針對性強化練習和考核;

(5)針對培訓過關的崗位人員頒發該信息系統操作資格認證證書(參考千江軟件證書格式);

5.正式切換和啟用新信息系統:

如果是從老的信息系統啟用新系統,如果條件許可(電腦數量,終端許可,人員業務輸單工作量,業務操作閑暇時間等)的話,建議老系統與新系統并行1-2個月時間; 特別是針對有很多個性化開發的系統,前期建議一定要預留這個階段.

五.系統提高階段:

正式啟用新信息系統后(建議4-6個月時間內),組織一次系統提高會議,針對現有軟件的缺陷或者有待提高的地方進行一次討論匯總,與軟件供應商商討進一步系統升級策略.