電話、傳真、復印管理規定

www.guilinhy.com 來源：互聯網作者：俠名類別：修理廠管理時間：2013-10-22

一、電話

為了提高工作效率、節約資源，實行辦公自動化、規范化管理，特制定本規定：

第一條電話由管理部統一管理，各部門主管負責監督與控制使用。

第二條電話使用規范

1、因事離開辦公室應隨身攜帶手機，做到隨時接聽，經理主管手機必須保證24小時開機，保證信息溝通及時有效。

2、預計離開辦公室超過30分鐘時需要將電話轉移到手機上，或委托其他人員接聽。

3、電話接聽禮儀參照《員工日常行為規范》內容。

4、代接電話：當代別人接電話時，說明所找的人不在，問清事由，對于簡單的咨詢電話，如果能回答的可直接予以解答；如果不能處理的，要按5W2H（WHO，WHEN，WHERE，WHY，HOW，HOW MANY）作好記錄，轉交給相關人員。

5、上班時間盡量不打私人電話。

6、每次通話時間盡量控制在三分鐘以內。通話時應簡潔扼要，以免耗時占線，浪費資金。

7、使用前應對通話內容稍加構思或擬出提綱。

第三條長途電話使用規范

1、為節省長途話費，撥號時在號碼前加拔 “17909”。

2、各種外線電話須配置專用長途電話使用登記表，每次記錄使用人、受話人、起止時間，聯絡事項及交涉結果，該表每月交管理部主管審閱。

3、長途電話限主管以上人員以及經批準同意的業務人員使用，其他人員如由于業務需要或特殊情況需使用長途電話的，應得到部門主管的同意。

4、禁止因私打長途電話。

5、每月由行政部到電信局打出長途話費單，進行話費核實，如有私人打長途，應由自己承擔長途話費。

第四條員工應愛護公司財產，盡量避免電話機損壞。

二、傳真

第一條傳真由管理部統一負責，各部門主管負責監督控制使用。

第二條傳真的使用規范：

1、傳真由管理部行政統一管理，并在傳真登記表上記錄發送和接收的傳真內容、交付人、交付時間等。

2、為節省長途話費，傳真長途時在區號前加拔“17909”。

3、禁止使用公司傳真機傳真私人文件、資料。

4、傳真文件由相關部門負責存檔保留。

第三條傳真機應經常擦試，定期保養，愛惜公司財產。

三、復印

第一條復印紙由管理部統一管理，行政指定人負責復印并登記，月底由行政負責人統計各部門每月紙張消耗量。

第二條復印機使用規范

1、為延長復印機使用壽命，復印機盡量避免頻繁開關，每次復印完之后，按下節能鍵，以便省電。在大量復印時，復印一段時間后，應使復印機休息幾分鐘后再使用，以免復印機過熱而損壞。

2、復印資料時，盡量雙面復印，節約紙張，如不太重要的資料，可用廢紙復印，節約資源，降低成本。

第三條復印機要保持清潔干凈，維修保養程序按《復印機維修保養手冊》執行。

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